Normas icontec (para cartas comerciales)

Normas icontec  (para cartas comerciales)

DOCUMENTACIÓN.

ELABORACIÓN DE CARTAS COMERCIALES

1. OBJETO

Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de cartas comerciales.

2. DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN

2.1 DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

2.1.1 Carta: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y

personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

2.1.2 Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una

razón social.

2.1.3 Anexo: documento o elemento que acompaña a la carta.

2.1.4 Apóstrofo: signo ortográfico (') que, para efectos de esta norma, se utiliza para separar las

cifras en dinero que indican millón.

2.1.5 Asunto: síntesis del contenido de la carta.

2.1.6 Copia: fiel reproducción de un documento.

2.1.7 Datos del remitente: razón Social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax, telex

y dirección electrónica y NIT de quien envía la comunicación.

2.1.8 Despedida: palabra o frase de cortesía.

2.1.9 Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.

2.1.10 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

2.1.11 Espacio: distancia horizontal de escritura. 
2.1.12 Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la carta.
2.1.13 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.
2.1.14 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
2.1.15 Líneas especiales: líneas de anexos, copia, e identificación del transcriptor.
2.1.16 Logotipo: símbolo que identifica a una empresa.
2.1.17 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona
natural o jurídica.
2.1.18 Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación
de su papelería.
2.1.19 Número o referencia: identificación consecutiva del documento.
2.1.20 Razón social: nombre que identifica a una empresa.
2.1.21 Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
2.1.22 Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
2.1.23 Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía.
2.1.24 Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
2.1.25 Texto: cuerpo del mensaje.
2.1.26 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
2.1.27 Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o
escritos.
2.2 CLASIFICACIÓN
Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la primera hoja y
dos estilos para la presentación, así:
2.2.1 Modelos
2.2.1.1 Modelo 1. Para efectos de diagramación tiene tres zonas. En las zonas 1 y 2 se imprimen
los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo. (Véase
la Figura 1)
2.2.1.2 Modelo 2. Tiene dos zonas. En la zona 1 se imprimen los datos del remitente y la zona 3
se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo. (Véase la Figura 1).
2.2.2 Estilos

2.2.2.1 Bloque extremo. Todas las líneas parten del margen izquierdo (véanse las Figuras 2 y 3)2.2.2.2 Bloque. Las líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), firma y cargo se colocan
partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho (véanse las Figuras 4 y 5).
3. REQUISITOS
3.1 MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm .
3.2 ZONAS
3.2.1 Zona 1
Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de
tenerlo y NIT (opcional). Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el borde
izquierdo de la hoja, y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
3.2.2 Zona 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono,
télex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y
país. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede
abarcar todo el ancho del papel.
3.2.3 Zona 3
Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de
registro o la fecha de recibo del documento.
3.3 PARTES DE LA CARTA
3.3.1 Número (referencia)
La numeración es consecutiva según lo establece el Código de Comercio. Le puede anteceder el
código de dependencia, determinado por cada empresa en particular. Se escribe de dos a tres
interlíneas del margen superior (zona 1) (Véanse las Figuras 2 y 4).
3.3.2 Fecha
Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres
interlíneas del número (referencia) y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y
año sin separarlo con punto.Ejemplo:
Medellín, 26 de noviembre de 1996
3.3.3 Datos del destinatario
Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un funcionario
específico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable.
A partir de la ciudad y la fecha, se dejan de cuatro a seis interlíneas según la extensión de la
carta. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a
interlineación sencilla, de la siguiente forma:
3.3.3.1 Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial.
Ejemplos:
Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Ingeniera
Economista
3.3.3.2 Nombre del destinatario. Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con
mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.
Ejemplos:
Señor
LUIS CASTAÑEDA LONDOÑO
Señor
Luis Castañeda Londoño
Nota. Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento
recibido.